Logga 5tips

Tidrapportering i mindre företag

2015-07-01 · Denna artikel finns i gruppen Eget företag, Ekonomi

Tidrapportering innebär att man noterar vad man gjort under vilken tid. Det finns i dag många program som kan användas för att hantera tidrapporter men många mindre företag tvekar ofta att införa något sådant. Tidrapportering är viktig i många branscher, så som konsultbranschen, byggbranschen och bland serviceföretag. Det finns i princip två typer av företag där tidrapportering är viktig – företag med timmanstälda och företag som tar betalt per arbetad timma. Ofta sammanfaller dessa två kategorier men vi kan se två huvudsakliga typer av tidrapporteringssystem – stämpelsystem och arbetssystem. Stämpelsystemen håller huvudsakligen rätt på när folk arbetar och arbetssystemen håller rätt på vilka jobb som blir uträttade.

Stämpelsystem är i allmänhet lite lite enklare eftersom det endast handlar om löneutbetalning, man kanske vill veta vad tiden används till av planeringsskäl, men kostnaden förblir den samma vad de anställda än sysslat med.

Arbetssystemen används när man har olika kunder och olika arbeten – då blir den exakta tidsanvändningen viktig – ingen kund vill betala för tid som inte används till den uppgift man beställt. Och även om man ger ett fast pris så är det för ett specifikt jobb – allt som kunden ber om därutöver måste ju faktureras. I arbetssystemen håller vi rätt på olika jobb. Det kan ske via ett arbetsordersystem – något som är vanligt bland hantverksföretag och städfirmor – eller så kan det ske via projekthanteringssystem – något som är vanligt bland konsulter.

Det är fortfarande vanligt att tidrapporteringen i mindre företag sker med hjälp av löslappssystem och manuell räkning. Ibland används programvaror för fakturering och lön och alla siffror skrivs in flera gånger. Missar är vanliga, timrapporter blir liggande och kommer bort. Många företag förlorar tusentals kronor på missade timmar och många hamnar i konflikt med kund om vad som gjorts när och var – problem som skulle kunna undvikas med hjälp av ett tidrapporteringssystem.

Hur väljer man då tidrapporteringssystem för ett mindre företag? Det finns rätt så många olika tidrapporteringssystem att välja mellan, ofta är de ganska svåranvända och ofta ganska dyra. De stora programtillverkarna är inte intresserade av mindre företag – man gör stora komplexa system som passar att styra verksamheten i koncerner, alltså måste man leta hos de mindre aktörerna. Bland dessa hittar man flera intressanta alternativ – antagligen har mindre företag lättare att sätta sig in små företags behov. Det finns många program där ute, med olika kvalité så det kan vara bra att ta sig tid och även ställa frågor.

Många tidrapporteringssystem är väldigt omständliga att använda och tar väldigt lång tid att komma ingång med – något man inte har tid till i ett litet företag. Man behöver ett system som man bara kan börja använda. Ett mindre företag vill dessutom inte ha några stora startkostnader utan vill helst enbart ha en månadsavgift – helst utan bindningstid. En system del kräver installation av appar, vissa märken på mobiler eller datorer, då måste man köpa in sådana till sin personal. Vad ett litet företag behöver är oftast något enkelt och flexibelt. Bland de flexibla systemen kan vi ta ett par exempel: Nuba – ett typiskt stämpelsystem med stöd för registrering av var den anställde är. Doxus – är ett enkelt arbetssystem som kan utökas med extra funktioner för den som har extra behov. Det viktiga är att se till sitt företags behov och inte programmens begränsningar. Att enbart låta priset styra är dumt eftersom vi talar om ett verktyg som kommer att styra hur mycket pengar företaget tjänar – alltså är det viktigt att tänka efter före.



copyscape

Alla texter på denna hemsida är skyddade och får inte kopieras. Vi söker regelbundet och automatiskt efter kopierat material och vidtar åtgärder om vi hittar kopierade texter.