Det något svengelskt klingande ordet datafångst avser enkelt uttryckt olika automatiska tekniker för att samla information på ett snabbt och effektivt sätt. Ett exempel är de streckkodsavläsare expediterna på en helt vanlig affär använder för att slå in varor i kassan.

Teknologin har visserligen funnits förhållandevis länge vid det här har laget. Butikerna har som bekant använt automatisk datafångst i minst 20 år och redan på åttiotalet var det fullt möjligt att programmera sin videospelare med hjälp av streckkodsläsare i fjärrkontrollen. Ändå har systemet inte fått den spridning det förtjänar, något som är synd då många företag skulle gynnas starkt av att införa tekniken i sin verksamhet.

Tekniken har funnits länge
Datafångst har som sagt länge använts av butiker och grossister för att automatiskt identifiera olika föremål och produkter. Men teknologin har, potentiellt, ett betydligt bredare användningsområde. Även företag som inte arbetar med dagligvaror eller ens fysiska produkter av något slag kan effektivisera sin verksamhet, skära ner på tidskrävande administrativa uppgifter och på längre sikt öka lönsamheten med hjälp av automatisk datafångst.

Allt fler företag inser fördelarna
Systemet med automatisk datafångst används redan i många företag för att hålla reda på exempelvis beställningar, formulär och fakturor. Informationen som finns på den typen av viktiga dokument skannas in och kan sedan behandlas effektivt, helt automatisk om man så önskar. I stället för att gå igenom meterhöga travar med fakturor och annan ekonomisk information inför redovisning kan allt laddas upp i lämpliga program, i princip utan att någon behöver lyfta ett finger.

Minskar risken för dyrbara misstag
Än så länge används modeller för datafångst huvudsakligen av företag och organisationer som hanterar omfattande mängder information. Där har tekniken å andra sidan fullkomligt revolutionerat systemet och sparat närmast astronomiska summor. Men även mindre företag kan dra nytta av automatiserad datafångst. Informationshanteringen blir till att börja med mycket säkrare och mer tillförlitlig. Det är nämligen lätt hänt att några siffror blir fel när man hanterar hundratals fakturor eller specifikationer, något som i värst fall kan få svåra konsekvenser.