De flesta av oss har många gånger deltagit i olika slags möten i olika sammanhang, en del viktiga, en del lite mindre viktiga. Det kan ha varit jobbmöten, möten på barnens skola, möten i bostadsrättsföreningen, båtklubben, idrottsklubben osv.

Har du effektiva möten eller känns det bara som att tiden går. Har du en fru som väntar att du ska komma hem innan maten kallnar?

Men hur ofta upplever ni att det varit effektiva möten med god struktur, tydliga punkter vad som skall avhandlas på mötet och i vilken ordning, vilka beslut som skall fattas osv.

Hur ofta har ni upplevt att det är bara ett fåtal personer som får fram sina synpunkter och som påverkar mötet, de mest ”pratglada och högljudda”, de som kan ta för sig.  Men de lite mer tystlåtna, tillbakadragna, introverta – de kommer inte till tals – men det betyder ju inte att de kan ha viktiga och bra synpunkter och åsikter som skulle kunna bidra till mötet.

Här kommer därför:

5 tips hur man håller effektiva möten

1. Planera mötet och sätt upp tydliga MÅL och syfte med mötet
2. Ha en tydlig Kallelse till mötet, där det framgår vilka punkter som skall avhandlas och i vilken ordning
3. Skapa delaktighet och välkomna alla genom att titta alla i ögonen när mötet börjar samt tydliggör roller
4. Led mötena på ett professionellt sätt – ta in en facilitator/mötesledare vid behov
5. Var tydlig med vad som beslutas på mötet och vem som är ansvarig för besluten som tasDet finns givetvis mycket mer att säga om hur man håller effektiva möten.  Andra viktiga saker är bl.a.:

   * Respektera andras tid. Håll de tider som utlovats.
   Börja i tid, att en majoritet får invänta en minoritet är onödigt resursslöseri.
   Vatten ska finnas på bordet om mötet är mer än 30 minuter långt. Är det längre än 1 timme: paus och tillgång till frukt* Dokumentera vad som sägs på mötet. De viktigaste besluten och diskussionerna ska kunna fångas av de som inte kunde vara med på mötet

   * Fler än 10-12 blir svårhanterbart om man önskar delaktighet

   * Pressa inte in för många ärenden. Kom ihåg att avsätta tid för eventuella presentationer, sammanfattning av beslut, rundor, pauser, utvärdering osv.
   Ibland kan det vara bra att utse en särskild mötesledare, en ”facilitator”. Det underlättar för ordförande/chefen att låta någon annan hålla i själva mötesprocessen. Chefen/ordföranden avlastas, utan att hans eller hennes inflytande påverkas. En chef kan tvärtom helhjärtat ägna sig åt sakfrågorna. En ”facilitator” är neutral i förhållande till innehåll och personliga relationer.

   * Glöm inte Uppföljningen. Inled mötet med att gå igenom förra mötets anteckningar. Vilka beslut är på gång eller har genomförts?

   * Den här punkten borde inte behövas – men Stäng av alla mobiltelefoner. ALLA!

   * Sluta i tid. De flesta har en plan för tiden efter mötet. Ta för vana att insistera på att mötet fokuserar på agendan och avslutas i tid.

   För dig som vill fp professionell hjälp att facilitera dvs. leda ett möte på ett effektivt sätt – så kan man kontakta Facilitatorhuset – de är proffs på det och har lång och stor erfarenhet av facilitering och processledning. De håller även kurser i effektiva möten